Подготовленные вами рабочие листы Excel, содержащие таблицы, текст, графики и т.п. можно непосредственно вставлять в отчет. Разумеется, что рабочий лист Excel, который может быть очень большим, для печати разбивается на стандартные страницы.
Используя команду меню Файл – Параметры страницы познакомьтесь с теми возможностями, которые есть в Excel для форматирования страницы:
- установка размера бумаги,
- установка полей страниц,
- вставка номеров страниц,
- управление отображением сетки на печатаемых страницах,
- управление порядком вывода на печать страниц.
Для этого используйте любой файл с таблицами, графиками, подготовленный вами на предыдущих занятиях, а вместо печати используйте команду Предварительный просмотр (из меню Файл) или кнопку «предварительный просмотр» (по этой команде страницы выводятся на экран точно в таком виде, как они будут напечатаны).
Задание
Кроме таких простых способов копирования, при которых копируемый объект размещается (внедряется) в новом для него месте как единое целое с окружением (и сохраняется вместе с ним в едином файле), существует возможность вставить копируемый объект в новое для него место, но не сохранять его в этом новом файле. Этот способ называют связыванием. При связывании сам копируемый объект не размещается в новом файле, а в новом файле размещается только ссылка на него. Это позволяет автоматически обновлять объект в новом месте, если он изменился в исходном файле.
Скопируйте обычным способом таблицу из Excel, содержащую данные на студентов вашей группы (такая таблица создавалась на одном из предыдущих занятий) в документ Word.
А теперь вставьте ту же таблицу из Excel в Word с помощью связывания. Для этого необходимо выделить таблицу в Excel, затем дать команду Копировать и перейти в Word. В программе Word в меню Правка выбрать Специальная вставка. В открывшемся окне установить кнопку Связать и нажать Ok.
После всех этих действий в документе Word окажутся две одинаковые на первый взгляд таблицы. Но их свойства различны.
Измените исходную таблицу в Excel (можно, например, отсортировать ее по какому-то столбцу). В документе Word вы увидите, что первая таблица (вставленная обычным копированием) никак не изменилась, а вторая таблица (вставленная связыванием) изменилась в полном соответствии с изменениями, которые произошли в исходной таблице.
Попробуйте сделать любые другие изменения в исходной таблице и пронаблюдайте, как эти изменения будут отражаться в связанной таблице.
Разумеется, что связывание можно применять не только к таблицам, но и к любым другим объектам (рисункам, диаграммам и т.п.).
Предупреждение. Если вы передаете кому-то в виде файла документ, в котором есть связанные объекты (например, пересылаете по электронной почте), то при отсутствии файла, из которого берется связанный объект, в документе объект будет отсутствовать! Поэтому для передачи какого-то документа в виде файла, объекты надо не связывать, а внедрять.